Les pompes funèbres Ollivier, en Ariège, ont décidé de changer de logiciel funéraire, car l’ancien leur faisait saisir chaque dossier deux fois. Désormais, avec Simplifia, tout est saisi une seule fois, du rendez-vous avec la famille jusqu’à la facture. Maria Ramos, conseillère funéraire de l’agence, raconte ce qui a changé.
Un ancien logiciel funéraire qui faisait tout saisir deux fois
Avant Simplifia, l’ancien logiciel de l’agence ne suivait pas le quotidien d’une maison funéraire, notamment pour le devis. La planification du convoi se faisait d’un côté, et les articles du devis de l’autre. Les mêmes informations étaient donc saisies plusieurs fois.
« Nous devions faire d’un côté la planification, et de l’autre nous ajoutions les articles, cela nous obligeait à ressaisir plusieurs fois les informations dans le devis. »
Ensuite, l’outil n’automatisait rien. Chaque dossier prenait alors plus de temps, jusque dans l’entretien avec la famille. « Pour nous, c’était une perte de temps dans notre travail quotidien », résume Maria.
Enfin, l’éditeur était difficile à joindre. « Il fallait attendre 2 ou 3 jours pour avoir une réponse », se souvient-elle. L’agence a donc décidé de changer de logiciel funéraire, mais aussi de trouver une équipe pour l’accompagner.
Changer de logiciel funéraire pour un seul dossier, du devis à la facture
C’est pourquoi l’agence a choisi Simplifia, une solution tout-en-un qui réunit le logiciel funéraire, le site internet et les services aux familles. Désormais, les informations du dossier suivent toute l’organisation des obsèques : les volontés de la famille, le convoi, le devis, les documents et la facture.
Par ailleurs, le logiciel connaît 90 % des lieux funéraires de France, avec leurs tarifs et leurs documents. Les formulaires du crématorium se remplissent donc tout seuls. « J’ai désormais toutes les feuilles des crématoriums intégrées dans mon logiciel », explique Maria.
Le devis suit aussi le modèle réglementaire, ce qui évite les sanctions de la DGCCRF. Ainsi, quand la famille demande un changement, l’équipe modifie le devis en quelques clics, puis le fait signer avant son départ.
Enfin, un chef de projet Simplifia a formé l’équipe pendant la mise en place. « Je suis complètement autonome sur le logiciel », assure Maria.
30 % de temps gagné, et des devis signés avant de partir
Changer de logiciel funéraire a d’abord fait gagner du temps : l’agence passe 30 % de temps en moins pour organiser des obsèques. En effet, plus rien n’est ressaisi, et les tarifs se calculent tout seuls.
« Aujourd’hui quand une famille vient aux pompes funèbres Ollivier elle repart avec le devis et la commande signés. »
Le logiciel est également relié au site internet de l’agence. Ainsi, l’avis de décès et l’espace hommage se publient tout seuls, et la boutique livre les fleurs en cérémonie. « Aujourd’hui, nous captons plus de familles sur Internet », ajoute Maria.
D’ailleurs, l’agence reste suivie au quotidien, par tchat, par mail ou par téléphone. « Dès que j’ai un besoin, je vous appelle et vous êtes toujours là », conclut-elle.
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