Comment les pompes funèbres Ollivier ont réduit de 30% le temps d’organisation des obsèques ?
- 09300 Lavelanet
- Maria Ramos - Conseillère funéraire
- https://www.pompes-funebres-ollivier-ariege.fr
Les enjeux :
- Simplifier et gagner du temps dans l’organisation des obsèques
- Automatiser les tâches manuelles pour gagner en efficacité
- Piloter l’ensemble des activités en respectant les réglementations
- Développer la présence en ligne et la fréquentation des agences
Les actions mises en place par Simplifia :
Fondées il y a plus de 20 ans dans le département de l’Ariège (09), les pompes funèbres Ollivier bénéficient d’une forte expérience et d’un savoir-faire éprouvé dans l’organisation des obsèques. Une expertise qui s’étend de l’accompagnement des familles à la pose de monuments funéraires ou encore à l’entretien des sépultures.
Aujourd’hui, les pompes funèbres Ollivier, ce sont deux agences à Lavelanet et à Mirepoix ainsi que deux centres funéraires.
Maria Ramos, conseillère funéraire des pompes funèbres Ollivier, est revenue avec nous sur son travail et son utilisation quotidienne de l’offre 360 de Simplifia.
Le challenge
Le logiciel funéraire utilisé précédemment par les pompes funèbres Ollivier ne répondait pas du tout aux exigences du métier du funéraire et à l’utilisation quotidienne des équipes. “Je n’étais pas satisfaite du logiciel Lomaco*. Nous devions faire d’un côté la planification, et de l’autre nous ajoutions les articles, cela nous obligeait à ressaisir plusieurs fois les informations dans le devis.”
Ce dernier n’était ni simple ni intuitif, ce qui rendait l’organisation des funérailles longue et rébarbative. L’outil ne permettait pas de piloter l’ensemble de l’activité et ne disposait pas d’automatisation. “Il n’y avait aucune automatisation entre les éléments. Pour nous, c’était une perte de temps dans notre travail quotidien et cela rallongeait les entretiens avec les familles.”
Enfin, l’accompagnement et le suivi n’étaient pas satisfaisants pour les équipes. Les pompes funèbres Ollivier se sont donc mises à la recherche d’une nouvelle solution funéraire qui réponde à leurs besoins en termes d’outil et d’accompagnement.
Et c’est précisément pour gagner en efficacité et développer son chiffre d’affaires que l’entreprise a choisi Simplifia 360. Une solution « tout-en-un », qui accompagne les opérateurs funéraires sur leur digitalisation et la modernisation de leur offre de services.
*Version LOMACO PF OLLIVIER 4.0.2
Un outil simple et adapté pour gagner du temps au quotidien
Ce qui a tout de suite plu aux pompes funèbres Ollivier, c’est de pouvoir profiter des avantages d’une plateforme qui s’adapte à ses besoins. Le logiciel funéraire Simplifia est adapté à toutes les étapes de l’organisation des funérailles.
« Le système de planification de convoi est une très bonne fonctionnalité qui nous fait gagner un temps considérable avec les familles. Cela n’était pas le cas avec les autres logiciels que j’ai pu utiliser dans le passé. »
Les informations du dossier sont reprises tout au long de l’organisation des obsèques, de la volonté des familles à la production du convoi en passant par la facturation et les documents de production. Et cela sans aucune ressaisie afin de gagner du temps et mettre fin aux taches manuelles rébarbatives.
Depuis que nous utilisons le logiciel Simplifia, je n'ai plus besoin de passer 10 heures pour chercher et remplir toutes les informations du devis. Nous n'avons plus besoin de contrôler et chercher chaque tarif, cela se fait automatiquement, c'est lié avec les informations remplis au préalable.
Une des fonctionnalités majeures du logiciel Simplifia réside dans sa base de donnée contenant 90% des lieux utilisés dans le funéraire en France (cimetière, église, crématorium, chambre funéraire, hôpital, EHPAD…) ainsi que leurs tarifs et les différents documents. Comme le souligne Maria Ramos, ces documents se génèrent automatiquement en fonction des informations renseignées au préalable dans le dossier.
“Avec le logiciel Simplifia, j’ai désormais toutes les feuilles des crématoriums intégrées dans mon logiciel, ce qui nous fait gagner un temps précieux au quotidien. Avant nous devions remplir un par un chaque papier lors de chaque convoi.”
Par ailleurs, l’utilisation de la solution Simplifia permet de respecter les réglementations et d’éviter tout risque de sanction par la DGCCRF. “Sur notre ancien logiciel, je devais repasser la commande en devis pour faire des modifications/ajustements, et nous ne faisions presque jamais re-signer le nouveau devis par la famille notamment pour ne pas les déranger.”
Dorénavant, les pompes funèbres Ollivier bénéficient de l’assurance d’être en conformité avec les différentes réglementations du marché funéraire. “Aujourd’hui quand une famille vient aux pompes funèbres Ollivier elle repart avec le devis et la commande signés. En quelques clics, nous pouvons recréer un devis qui s’intègre automatiquement dans la facture.”
Un suivi réactif et personnalisé
Pour mieux tirer parti de l’ensemble de ces nouvelles fonctionnalités, les pompes funèbres Ollivier sont suivies par un chef de projet Simplifia dédié. Ce chef de projet permet de former tous les collaborateurs qui le souhaitent et accompagne les pompes funèbres dans le déploiement de la solution. Cette formation a permis aux équipes de s’approprier l’outil et de répondre à toutes les questions que les personnes présentes pouvaient avoir.
“La formation avec Baptiste s’est très bien passée et je suis complètement autonome sur le logiciel. Dès que j’ai un besoin, je vous appelle et vous êtes toujours là.”
L’objectif n’est pas uniquement de former les pompes funèbres sur l’outil, mais bien de les accompagner au quotidien en répondant rapidement à ses problématiques et en apportant des conseils personnalisés. Une équipe réactive est à disposition par tchat, mail ou téléphone comme le relate Maria Ramos.
“Dès que nous avons un souci, j’appelle ou j’envoie un mail et je suis rappelé immédiatement. Toute l’équipe est très bien, ils sont réactifs et à l’écoute. Ce n’était pas le cas avec Lomaco. C’était le parcours du combattant pour les joindre, il fallait attendre 2/3 jours pour avoir une réponse.”
Une interconnexion efficace pour se développer sur le web
Simplifia n’est pas qu’un éditeur de logiciel funéraire. Devenue une véritable solution tout-en-un, Simplifia accompagne les acteurs du funéraire de A à Z dans la digitalisation et la croissance de leurs pompes funèbres. Pour les pompes funèbres Ollivier, cela se concrétise par un site internet optimisé pour le référencement local sur Google, une boutique en ligne de ventes et de livraison de fleurs en cérémonie et d’un espace famille.
Je suis très satisfaite de la partie digital apportée par Simplifia. Aujourd'hui, nous captons plus de familles sur Internet. La boutique de fleurs marche très bien, c'est un super service rémunérateur pour nous et pour les familles.”
Toujours dans une optique de simplicité et de performance, tous ces éléments sont connectés et automatisés avec le logiciel funéraire. L’objectif étant de ne jamais ressaisir une information 2 fois. C’est un gain de temps et un confort supplémentaire.
Aujourd’hui, grâce à cette automatisation, les pompes funèbres Ollivier bénéficient de services supplémentaires. La publication automatique sur leur site d’un espace hommage avec l’avis de décès, de la création d’un espace famille reprenant toutes les informations renseignées dans le logiciel, de mails automatiques de récolte d’avis clients et d’un accompagnement complet pour développer leur visibilité sur Internet.
“L’automatisation entre le logiciel et notre partie Internet est excellente, la publication automatique des avis de décès nous rend un grand service. Le lien entre les éléments et la présentation du site sont un très bon point pour nous.”
On fait un tour du logiciel ? 
- Trouvons ensemble la meilleure solution pour développer la croissance de votre pompes funèbres
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